　許諾状の要請

全国漢籍データベース協議会の幹事機関を代表して、京都大学人文科学研究所附属東アジア人文情報学研究センター長より各機関に所蔵漢籍データの使用許可を申請します。作成したデータの著作権は各機関に帰属し、当会は「全国漢籍データベース」における公開の目的に限って当該のデータを使用します。

　データ入力

入力作業は外部委託（外注）によって行い、委託業者は入札によって選定します。入力に要する諸費用は科学研究費補助金（研究成果公開促進費・データベース）、または全国共同利用・共同研究拠点経費によって負担します。

　入力データの暫定的な反映

作成したデータがWeb上でただしく表示されるかどうかを確認するために、入力データを暫定的に「全国漢籍データベース」に反映させます（各機関にはその都度お知らせします）。

　データ校正

入力したデータは外部委託（外注）により、または京都大学人文科学研究所附属東アジア人文情報学研究センターの職員により、校正を行います。

　校正済みデータのデータベースへの反映

作成したデータがWeb上でただしく表示されるかどうかを確認するために、校正済みデータを再度「全国漢籍データベース」に反映させます。これで問題がなければ校了とします。

　データの返却

漢籍データを提供していただいた各機関に、作成したデータを返却します。データはユニコード・テキスト形式でＣＤ－Ｒメディアに記録して返却します。許諾状において確認したとおり、返却したデータに関する権利はすべて当該漢籍の所蔵機関に帰属しますので、データの二次使用等についてはご随意にお取り計らいください。

　データのメンテナンス

返却後のデータについて、各機関で追加・修正を加えられた場合は、その旨当会にもお知らせ下さい。当会においてデータの修正の必要を認めた場合は、その都度、各機関に確認を求めて修正します。ただし、書誌情報の明らかな誤りなどについては、当会の責任においてただちに修正する場合もございますので、あらかじめ御了解をお願いします。なお、校正中、校了後にかかわらず、各所蔵機関よりデータの提供のご要請があった場合は、ただちに最新版のデータをお送りいたしますので、ご遠慮なく当会までお申し出ください。